Una cosa è certa, quando si parla di videoconferenza non esiste una soluzione preconfezionata che soddisfa le esigenze di tutti i clienti... non più! Una volta c'era il sistema rollabout con dentro il codec ISDN, e con quello si faceva tutto. Oggi il cliente chiede di fare videoconferenza, ma non intende solamente la videoconferenza standard H.323 e SIP. A volte Skype, altre Microsoft Lync, altre ancora Google Hangouts, tanto per citare i nomi più altisonanti, perchè le piattaforme di videocomunicazione sono davvero tante.

La prima cosa da tenere in considerazione quando un cliente vuole allestire una sala per videoconferenze è che probabilmente, all'interno di quella sala, desidera un sistema che gli consenta di comunicare a prescindere da quali saranno i suoi interlocutori e dal sistema che utilizzano. Per questo il miglior approccio è di affrontare separatamente Audio e Video: alla base di una buona videoconferenza, qualunque sia lo standard o la piattaforma utilizzata, ci sono le periferiche di ripresa video, la visualizzazione, i microfoni e la diffusione audio. Una volta individuato il contorno, sarà sufficiente far convergere tutto verso i dispositivi che permettono di comunicare con il mondo esterno: tipicamente codec dedicati e personal computer.

In una sala piccola la configurazione è più semplice e compatta: un buon monitor con altoparlanti integrati è solitamente la scelta migliore. La dimensione? La stessa che scegliereste se su quel monitor doveste guardarci la TV: non esiste una regola predefinita. L'installazione avviene su uno stand professionale per videoconferenza, come ad esempio il TP1000 di VFI, o a parete. La telecamera, rigorosamente motorizzata, viene installata sopra o sotto al monitor. In Satnet utilizziamo e proponiamo la linea Sony EVI, che dà garanzia di qualità. Personalmente preferiamo l'installazione sotto al monitor, che permette un miglior contatto visivo.

Contatto Visivo è infatti la parola chiave quando si fa videoconferenza: gli interlocutori devono avere la percezione di guardarsi negli occhi, e tanto più la telecamera è adiacente al monitor, tanto migliore sarà l'effetto. Anche la distanza di ripresa ha un ruolo importante: una telecamera posizionata ad almeno tre metri di distanza riduce sufficientemente l'angolo di ripresa rispetto al punto di vista dell'osservatore, assicurando un buon contatto visivo. In sale di dimensioni medie o grandi, è necessario posizionare una o più telecamere aggiuntive per una ripresa video capillare, e il semplice monitor viene sostituito da uno di grandi dimensioni, da più monitor o da una videoproiezione. Attenzione alla resa di quest'ultima: il cliente associa spesso la qualità dell'immagine dell'interlocutore collegato con quella che è abituato a vedere in TV quando il presentatore del telegiornale viene inquadrato a mezzo busto. È giusto così, e per questa ragione alta luminosità e alto rapporto di contrasto sono indispensabili perchè il risultato sia apprezzato.

La sala: Parlando di qualità della ripresa video, l'illuminazione gioca un ruolo fondamentale: evitare le luci dirette, in modo da ridurre le ombre sul viso dei partecipanti. Nel mondo ideale la sala non dovrebbe avere finestre, in modo che la luce ambientale non alteri la qualità della ripresa, ma qui siamo nella realtà, e spesso il cliente non è disposto a cambiare la sala che ha predestinato per la videoconferenza. È quindi fondamentale prevedere sistemi di oscuramento delle finestre e, nel caso in cui l'oscuramento non sia totale, organizzare la sala in modo che la telecamera non riprenda mai le finestre. Lasciando la teoria da parte, i concetto chiave è evitare quanto più possibile contrasti di luce: maggiore omogeneità, maggiore qualità. In quest'ottica, le pareti della sala devono essere preferibilmente opache e pitturate con colori tenui (verde e blu sono i migliori). I colori intensi – compreso il bianco ed il nero – e le superfici lucide, mettono a repentaglio la qualità del video.